Düzgün  e-mail yazmaq üçün 6 addım

Kimləsə əlaqə yaratmaq üçün çoxsaylı vasitə olsa da, imeyl hələ də ən etibarlı, rəsmi əlaqə vasitəsi olaraq qəbul edilir. Sosial media kanalları kimi platformaların əksinə imeyl daha qlobal hesab edilir. Bu isə biznes mühitində də imeylin istifadəsini daha da artırır və demək olar ki, dünyanın hər yerində iş görənlərlə işi gördürənlər arasındakı söhbət və müzakirələr, komandalararası danışıqlar məhz imeyl vasitəsilə aparılır. 

Belə olan vəziyyətdə düzgün struktura sahib imeyl oxuyucuya nə demək istədiyinizi izah edir, hansı mözvu üzrə sizə cavab verməlidir, onu aydın göstərir. Bu bloq yazısı imeyllərinizi daha peşəkar səviyyədə yazmağınıza bələdçi olmaq üçün hazırlanmışdır. İmeyllərinizi qeyd edilən struktura uyğun yazdıqda artıq qarşı tərəf də sizin işinizdə nə dərəcədə peşəkar olduğunuzu anlayacaqdır və ən əsası göndərdiyiniz imeyllə qarşılaşan şəxs onun “spam” olmadığını görəcək, daha tez cavablayacaq. 

İndi isə sözügedən strukturdan danışmağa başlayaq!

1. Professional bir imeyl ünvanı istifadə edin. 

Özünüzü bir insan resursları mütəxəssisi kimi təsəvvür edin və aşağıdakı iki ünvandan imeyl aldığınızı düşünün: 

Kimdən: [email protected]

Kimdən: [email protected]

Hansı ünvandan gələn imeyli açıb oxuyardınız? 

Çox güman ki, yalnız ikincinə baxardınız. İmeyli düzgün strukturda yazmaq məhz adınızdan başlayır. Ona görə də rəqəmlərdən, simvollardan deyil, ad və soyadınızdan istifadə kifayət edir. Bu sizi daha professional, imeylinizi isə daha etibarlı edir. 

Rəsmi danışıqlar zamanı çalışdığınız qurumu təmsil etmək məqsədilə şirkət tərəfindən təqdim edilən imeyl ünvanı ilə yazdığınıza diqqət edin. Əgər elə bir imeyl ünvanınız yoxdursa, o zaman yuxarıda düzgün hesab edilən nümunədəki kimi bir ünvanla yaza bilərsiniz.

2.Cəlbedici “subject”, yəni mövzu başlığı seçin.

Düzgün seçilən mövzu başlığı imeylin düzgün və uğurlu olması ilə nəticələnir. Bu, mesajınızı alan şəxsin imeyli açıb-açmayacağına təsir edən əsas faktordur. 

Bu qədər önəmli məsələ olmasına rəğmən təəssüf ki, hələ də bununla bağlı bir çox problemlər yaşanılır. 

Aşağıdakı nümunəyə baxaq:

Buradakı mövzu başlığı qeyri-müəyyəndir və imeylin məzmunu ilə bağlı heç bir məlumat vermir. 

Nəticədə isə göndərdiyiniz imeyli silə və ya ümumiyyətlə görməzdən gələ bilərlər.

İndi isə düzgün formada yazılmış nümunəyə baxaq:

Açıqlayıcı, spesifik və imeylin nə ilə bağlı olduğu məlumdur. 

Əgər bir şəxsə ilk dəfə yazırsınızsa, mövzu başlıqları ələlxüsus önəmlidir. İmeylinizi alan şəxs sizin kim olduğunuzu bilmir və onunla olacaq söhbətiniz artıq mövzu başlığından başlayır. 

Şirkətdaxili imeyl göndərdikdə belə qarşı tərəfin mözudan xəbərdar olması üçün düzgün seçilən mövzu başlığı yazmalısınız. Bir çox böyük şirkətlərdə çalışanda gün ərzində olarla imeyl alır və onların vaciblik dərəcəsini mövzu başlığına əsasən təyin edirlər. 

Bəs yaxşı bir mözvu başlığını necə yazılır?

Birbaşa imeylin məzmununu izah edən tərzdə yazın. Mövzu başlığı üçün ayrılan sahəni tam yazmaqdan çəkinməyin, əsas odur ki, siz orada məzmunu təsvir edə biləsiniz:

Kampaniya | “IKEA”dan hədiyyə fürsəti 

Əməkdaşların siyahısı ilə bağlı sorğu

Həmçinin müəyyən emojilərdən də istifadə etmək mövzu başlığınızı daha maraqlı edə bilər:

Hər şeyə 70% endirim əldə et 🖤 Son gün! 

“Wolt” və “VISA”dan yeni təklif! 

Əgər imeyliniz reklam məqsədlidirsə, o zaman aşağıdakı aldadıcı mövzu başlıqlarını yazmayın:

RE:

FWD:

Təcili

Sifarişin təsdiqi

Önəmli e-mail

Ödənişsiz qazan

Pulsuz qazandınız

“Litmus”un 2019-cu ildə apardığı araşdırmaya görə belə mözvu başlıqları (əgər siz həmin şəxslərə ilk dəfə yazırsınızsa və ya qeyd edilənləri məhz yanıltmaq məqsədilə yazmısınızsa) insanlarda inamsızlıq yaradır və bu, zamanla sizin imeyllərinizin “spam”a düşməsinə səbəb olacaqdır. 

“Litmus”un araşdırmasını oxumaq üçün daxil olun. 

3. Uyğun bir salamlaşma ilə başlayın.

İstənilən ünsiyyət növlərində olduğu kimi imeyl yazarkən də öncəliklə onu oxuyan şəxsi salamlamalısınız (bu həm də önəmli etiket qaydasıdır). Əgər tanımadığınız şəxsən birinə, hansısa şirkət və ya ya müəssisəyə yazırsınızsa düzgün olan salamlama şəkli budur:

Salam, hörmətli Filankəs Filankəsov/ova!

Əgər yazdığınız şəxs sizin tnaışınızdırsa, ona sadəcə olacaq belə də yaza bilərsiniz:

Salam, Filankəs!

İmeyli şirkətdaxili bir çox şəxsə göndərdiyinizi düşünün. Belə olan halda hər kəsin adını yazardınız, yoxsa hansısa optimal variant düşünərdiniz?

Əlbəttə ki, hər kəsin adını bir-bir yazmaq düzgün sayılmır. Ona görə də belə yazmağınız daha düzgündür:

Salam, hörmətli həmkarlar!

Mesajı qısa və aydın yazın.

Açıqlamalara görə gün ərzində dünyada toplam 300 milyarddan çox imeyl göndərib qəbul edilir. 

Bu o deməkdir ki, bizim bu imeylləri oxumaq və yazmağımız üçün kifayət qədər zamanımız gedir. Ona görə də bir çox insanlar imeylləri sürətli şəkildə gözdən keçirir və daha önəmli olana zaman ayırır.  Bunu nəzərə alaraq yazdığımız imeylin daha optimal, aydın və qısa olmasını istəyirik. Yəni ki, belə olacaq:

• Qısa paraqraflar
• Bəndlərə ayrılma (“bullets”lərlə yazmaq)
• Paraqrafları ayırmaq üçün vizuallardan istifadə etmək

Qarşı tərəfə deyəcəyiniz hər şeyi tək imeyldə yazmaq istəsəniz də bunu heç bir halda etməyin. Çünki heç kim (hətta siz də) imeyl qutusuna 3 səhifəlik məqalənin gəlməsini gözləmir. 

Ona görə də özünüzə sual verin: imeylinizin məqsədi nədir və onu oxuyan şəxsdən nəsə emtəsi tələb olunurmu?

Daha sonra bu sual üzərində nümunə mətn kimi hazırlayın və təkrar üzərindən keçin. Əgər yazdığınız hər cümlənin məqsədinizə xidmət etdiyini görürsünüzsə, saxlayın. Əksi halda o cümləni və ya paraqrafı silin. 

Əgər imeyldə yazmalı olduğunuz çoxsaylı məlumat varsa, o zaman bunu orada yazmaq əvəzinə qısa məlumat verə və daha ətraflı danışmaq üçün onlayn görüş təyin edə bilərsiniz. 

İmeylinizdə CTA olsun. 

Göndərilən hər imeyl əslində qismən tapşırıq xarakteri daşıyır. İmeyli alan şəxsdən məzmuna bağlı olaraq ya cavablama, ya da hansısa hərəkət gözlənilir. Yəni, misal üçün, rəhbəriniz sizə imeyl yazaraq aylıq hesabat hazırlamağınızı və ya daha öncədən hazırladığınız hesabatı təqdim etməyinizi istəyə bilər. Bu səbəbdən siz də imeyl yazarkən imeylə veriləcək qarşılığı, tələbi aydın şəkildə yazın. Yazın ki, oxuyan şəxs sizin ondan nəticədə nə istədiyinizi anlasın: 

İmeyli aşağıda qeyd edilən şəkildə cavablayın.

Daha ətraflı danışmaq üçün görüşə bilərikmi?

Bununla bağlı danışıq apara bilməyimiz üçün mənə uyğun zaman və əlaqə vasitəsinizi qedy edin. 

İmeyli professional şəkildə tamamlayın. 

İmeyli düzgün məzmun başlığı ilə yazmağa başladınız, məzmunu da aydın və qısa şəkildə yazdınız. İndi isə sıra imeyli tamamlamağa gəldi. Sonluğu xüsusi şəkildə yazmağa, yəni aşağıdakı kimi yazmağınıza ehtiyac yoxdur:

Köməyinizə ehtiyacım var, öncədən təşəkkür edirəm.

Mən çox ümid edirəm ki, siz geridönüş edəcəksiniz. 

Hər zaman sizin dürüstlüyünüzə inanmışam, təşəkkürlər. 

Bu və bu kimi sonluqlar sizi qeyri-səmimi və qeyri-peşəkar göstərəcəkdir. Bunun əvəzinə sadə, aydın, insanlara kim olduğunuzu təkrar xatırladan şəkildə olmalıdır. Əgər bir şirkət və ya hansısa dövlət qurumunun əməkdaşısınızsa, böyük ehtimal sizə rəsmi imeyl ünvanı və imza mətni tərtib edəcəklər. Yox, əgər danışıqları öz şəxsi imeyliniz vasitəsilə aparırsınızsa, o zaman ad/soyad, çalışdığınız yer və vəzifənizlə bağlı məlumatı qeyd etməyiniz kifayətdir. 

Nümunə:

Hörmətlə,

Müzəffər Qaraxanlı

“Be Digital” MMC | Təsisçi

Mobil nömrənizi və iş yerinizin harada yerləşdiyi ilə bağlı məlumatı da qeyd etmək istəyirsinizsə, ən sonda onu da yazaraq imeyli tamamlaya bilərsiniz.